KARRIERE / AdminBackOfficeManager
Administrative/Back-Office Manager (w/m/d)
full, ab sofort
Location
Heidelberg, Gründer Institut, Kurfürsten Anlage 52
Position
Wir setzen Organisation in der Lage ein, das volle Potenzial ihrer Mitarbeiter zu erschließen, indem wir mit erstklassigem Kompetenzmanagement und Skill Gap Analyse basiert auf KI anbieten. Wir erstellen datengetriebene Prognosen für zukunftssichere Belegschaften in den Bereichen Personalentwicklung und Business Transformation. Möchtest Du uns helfen, etwas zu bewirken? Dann komm als Administrative*r Back-Office Manager*in in unser Team nach Heidelberg. In dieser Funktion bist Du für die Unterstützung des Management-Teams und anderer Mitarbeiter bei der Organisation und Durchführung der täglichen Verwaltungsabläufe des Unternehmens verantwortlich. Du arbeitest mit der Geschäftsleitung und dem Management zusammen und stellst sicher, dass das Unternehmen auf administrativer Ebene so reibungslos und effizient wie möglich arbeitet. Klingt interessant? Dann bewirb Dich noch heute!
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WAS WIR SUCHEN
- Frühere Erfahrungen als Back-Office-Assistent oder -Manager, Büroassistent, virtueller Assistent oder in einer anderen relevanten administrativen Rolle
- Kenntnisse der gängigen "Back-Office"-Verwaltungstools, inklusive der Kompetenz im Umgang mit MS Office und allgemeinen Computerkenntnissen (d.h. Arbeiten mit einem MacBook)
- Erfahrung in der Kundenkommunikation
- Hohes Verständnis von Büromanagementverfahren
- Ausgeprägte Fähigkeiten in den Bereichen Organisation, Problemlösung und Zeitmanagement Hohe Detailgenauigkeit, Multitasking-Fähigkeit und eine strukturierte und konzentrierte Arbeitsmoral
- Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
Deine Aufgaben
- Organisation des Büros und Optimierung von Backoffice-Prozessen
- Erste Anlaufstelle für Mitarbeiter in allen Backofficefragen
- Sortieren und Verteilen von Korrespondenz in angemessener Zeit, Einführen und Optimieren von Verfahren, Führen von Kalendern, Planen von Terminen und Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen
- Erstellen und Aktualisieren von Unterlagen, um die Richtigkeit und Gültigkeit der Informationen zu gewährleisten
- Planen und Gestalten von Besprechungen und Terminen
- Zuständig für alle Aufgaben des Travel Managements, inkl. Buchung von Hotels und Reisen
- Koordinierung mit anderen Abteilungen, um die Einhaltung der festgelegten Richtlinien zu gewährleisten
- Regelmäßige Koordinierung mit unserer Buchhaltung und der Personalabteilung
- Erledigung von Empfangsaufgaben
Deine Vorteile
Ein flexibles Team
Sei Teil unseres interdisziplinären und internationalen Teams
Du kannst ein Unterschied gestalten
Verantwortung vom ersten Tag an übernehmen
Individuelle Weiterentwicklung
Genießen einer Vielzahl von Coachings und Trainings
Fit vom Anfang an
Einmal pro Woche gemeinsames Zirkel-Training
Zukunftstechnologie in der Praxis
Die Möglichkeit täglich etwas auszuprobieren und immer zu lernen
Über den Tellerrand schauen
Arbeiten in einer spannenden und dynamischen Startup-Umgebung
Muammer Yüksel (Mumi)
Mit-Gründer, Produktmanager. Alla hopp, ab an die Arbeit.
Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!
Werde Teil unseres Teams und lasse uns gemeinsam den Markt mit unserer Software erobern!
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