Wir sind stolze Organisatoren des AI Monday Heidelberg-Mannheim

KARRIERE / AdminBackOfficeManager

Administrative/Back-Office Manager (w/m/d)

full, ab sofort

Location

Heidelberg, Gründer Institut, Kurfürsten Anlage 52

Position

Wir setzen Organisation in der Lage ein, das volle Potenzial ihrer Mitarbeiter zu erschließen, indem wir mit erstklassigem Kompetenzmanagement und Skill Gap Analyse basiert auf KI anbieten. Wir erstellen datengetriebene Prognosen für zukunftssichere Belegschaften in den Bereichen Personalentwicklung und Business Transformation. Möchtest Du uns helfen, etwas zu bewirken? Dann komm als Administrative*r Back-Office Manager*in in unser Team nach Heidelberg. In dieser Funktion bist Du für die Unterstützung des Management-Teams und anderer Mitarbeiter bei der Organisation und Durchführung der täglichen Verwaltungsabläufe des Unternehmens verantwortlich. Du arbeitest mit der Geschäftsleitung und dem Management zusammen und stellst sicher, dass das Unternehmen auf administrativer Ebene so reibungslos und effizient wie möglich arbeitet. Klingt interessant? Dann bewirb Dich noch heute!

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WAS WIR SUCHEN

  • Frühere Erfahrungen als Back-Office-Assistent oder -Manager, Büroassistent, virtueller Assistent oder in einer anderen relevanten administrativen Rolle
  • Kenntnisse der gängigen "Back-Office"-Verwaltungstools, inklusive der Kompetenz im Umgang mit MS Office und allgemeinen Computerkenntnissen (d.h. Arbeiten mit einem MacBook)
  • Erfahrung in der Kundenkommunikation
  • Hohes Verständnis von Büromanagementverfahren
  • Ausgeprägte Fähigkeiten in den Bereichen Organisation, Problemlösung und Zeitmanagement Hohe Detailgenauigkeit, Multitasking-Fähigkeit und eine strukturierte und konzentrierte Arbeitsmoral
  • Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch

Deine Aufgaben

  • Organisation des Büros und Optimierung von Backoffice-Prozessen
  • Erste Anlaufstelle für Mitarbeiter in allen Backofficefragen
  • Sortieren und Verteilen von Korrespondenz in angemessener Zeit, Einführen und Optimieren von Verfahren, Führen von Kalendern, Planen von Terminen und Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen
  • Erstellen und Aktualisieren von Unterlagen, um die Richtigkeit und Gültigkeit der Informationen zu gewährleisten
  • Planen und Gestalten von Besprechungen und Terminen
  • Zuständig für alle Aufgaben des Travel Managements, inkl. Buchung von Hotels und Reisen
  • Koordinierung mit anderen Abteilungen, um die Einhaltung der festgelegten Richtlinien zu gewährleisten
  • Regelmäßige Koordinierung mit unserer Buchhaltung und der Personalabteilung
  • Erledigung von Empfangsaufgaben

Deine Vorteile

Plus

Ein flexibles Team

Sei Teil unseres interdisziplinären und internationalen Teams

Plus

Du kannst ein Unterschied gestalten

Verantwortung vom ersten Tag an übernehmen

Plus

Individuelle Weiterentwicklung

Genießen einer Vielzahl von Coachings und Trainings

Plus

Fit vom Anfang an

Einmal pro Woche gemeinsames Zirkel-Training

Plus

Zukunftstechnologie in der Praxis

Die Möglichkeit täglich etwas auszuprobieren und immer zu lernen

Plus

Über den Tellerrand schauen

Arbeiten in einer spannenden und dynamischen Startup-Umgebung 

Image background Muammer Yüksel (Mumi)

Muammer Yüksel (Mumi)

Mit-Gründer, Produktmanager. Alla hopp, ab an die Arbeit.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!

Werde Teil unseres Teams und lasse uns gemeinsam den Markt mit unserer Software erobern!

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